De ce nu ar trebui să uitați de Costul total de proprietate TCO în achizițiile din IT?

Începând cu anii '80, firma de cercetare și consultanță Gartner a dezvoltat conceptul de Cost total de proprietate (TCO), care a fost adoptat ulterior, pe scară largă, ca instrument de achiziții noi în domeniul IT.

Cu toate acestea, TCO ar putea fi neglijat,  iar oamenii ar putea fi surprinși de prețul inițial al hardware-ului, software-ului sau sistemelor noi. Dar, TCO nu este ceva care ar trebui ignorat. De fapt, este un aspect indispensabil pentru orice achiziție IT importantă. Acesta este motivul pentru care mulți furnizori care vând aceste dispozitive sau soluții software adesea includ calcule TCO pentru ceea ce produc și comercializează.

Iată o analiză succintă de ce nu ar trebui să uitați de TCO atunci când faceți următoarea achiziție domeniul IT:

Conceptul TCO a fost dezvoltat inițial de către compania Gartner pentru achiziții în IT

După faimoasa reclamă pentru Macintosh în 1983 a companiei Apple, lumea a fost introdusă în conceptul de calculatoare personale. Chiar dacă computerele existau deja de zeci de ani, abia în anii 1980 au fost utilizate pe scară largă pentru uz personal și profesional.

Pe măsură ce companiile au început să cumpere computere, au descoperit că există o diferență între prețul inițial al dispozitivelor și cât costă efectiv o corporație pe parcursul unui an.

De fapt, Gartner a descoperit că acest lucru ar putea ajunge și până la 10.000 de dolari! În consecință, Gartner a stabilit că companiile au nevoie de o modalitate diferită de a evalua și anticipa costurile viitoare ale achiziției unui computer. Acest lucru a dus la conceptul de TCO, care constă în costuri directe (hardware și software, operațiuni și administrare) și costuri indirecte (operațiuni ale utilizatorilor finali și timpul de oprire).

Prin urmare, din moment ce TCO a fost dezvoltat pentru achiziții IT, veți ști că diferitele aspecte care au un impact asupra companiei sunt incluse în costul anticipat. Acest lucru vă va permite să evaluați costul pentru o perioadă de timp, nu doar la început. Drept urmare, puteți avea o prognoză, pe termen lung, atunci când apelați la diferiți furnizori.

Factori TCO în toate departamentele care vor fi afectate de achiziția dvs.

Orice achiziție IT implică, de obicei, mai multe departamente din organizația dvs.: IT, Finanțe, Asistență tehnică, Inginerie, Achiziții etc.

Cel mai important lucru despre calcul TCO este faptul că acesta este inclus în calcul în sine. Când analizați costurile directe ale unei achiziții, veți include costurile forței de muncă și de planificare pe care achiziția le va aduce fiecărui departament relevant. Astfel, veți avea o idee despre prețul total de achiziție pentru întreaga companie (de aici denumirea TCO).

Stocurile, materialele, contractele de întreținere și alte costuri relevante sunt incluse în TCO

După cum știți, atunci când achiziționați ceva ce are legătură cu IT - indiferent dacă este vorba de o imprimantă, tabletă, ERP, CRM sau software nou de achiziții - cel mai probabil veți avea asociate alte achiziții.

Poate că va trebui să cumpărați etichete noi pentru imprimanta dvs. sau, probabil, va trebui să investiți într-o actualizare sau suplimente pentru CRM, pentru a se adapta la nevoile companiei. Ce este excelent în ceea ce privește TCO este că acesta e contabilizat atunci când vă calculați costurile directe. Acest lucru vă va oferi din nou o imagine completă cu privire la ce alte costuri vor fi asociate, în viitor, cu noua achiziție.

TCO vă ajută să comparați mai precis diferiți furnizori - mai ales atunci când aceștia oferă opțiuni similare

Să presupunem că evaluați diferite opțiuni software de gestionare a lanțului de aprovizionare. Reduceți lista până la patru sau cinci, care arată destul de asemănătoare cu caracteristici suprapuse, beneficii și, desigur, costuri.

TCO este o parte importantă a puzzle-ului care vă poate ajuta să vă restrângeți și mai mult lista. Furnizorii care par, la prima vedere, că sunt similari în soluțiile pe care le oferă, ar putea să fie diferiți după ce calculați TCO-ul pentru fiecăre software. Acest lucru vă va ajuta să aveți o vedere mai exactă a furnizorilor și a soluțiilor acestora pentru a determina ce opțiune este cea mai potrivită pentru compania dvs.

Prin urmare, Costul total de proprietate sau TCO reprezintă totalitatea costurilor directe şi indirecte pe care le generează un produs, de la costuri de achiziţie până la cele de întreţinere și update,  fiind un criteriu important în procesul de achiziție în domeniul IT. 

Deci, data viitoare când faceți o achiziție, asigurați-vă că nu ați uitat de TCO!